Die ersten gastroenterologischen Praxen aus dem Qualitätsverbund Gastroenterologie bng / ONTIV haben ihre Praxen zertifizieren lassen.

Siegen / Fulda / Darmstadt / Münster / Singen. In enger Zusammenarbeit zwischen dem bng und ONTIV hat sich ein umfangreiches Qualitätsmanagement-System für alle bng-Mitglieder etabliert: QM-Verband. Das Qualitätsmanagement-System ermöglicht den Aufbau eines digitalen QM-Handbuches mittels einer Software und einer Online-Plattform. Parallel dazu gibt es eine Betreuung für den Aufbau und die Pflege des QM-Handbuches. Diese reicht bis zu einer möglichen Zertifizierung - und darüber hinaus. Zum Betreuungsangebot gehört auch der »Qualitätsverbund Gastroenterologie bng/ONTIV«, in dem jedes bng-Mitglied günstig ein Verbundszertifikat erwerben kann.
Anfang Juni haben nun die ersten externen Audits bei Praxen begonnen. Alle vier Praxen nehmen am gemeinschaftlichen Qualitätmanagement-System QM-Verband des bng in Kooperation mit ONTIV teil und sind erfolgreich im »Qualitätsverbund Gastroenterologie bng/ONTIV« nach DIN EN ISO 9001:2008 durch CERTiQ zertifiziert worden.

Die Zertifizierung ist ein Highlight

Ulrike Böhme, die Qualitätsbeauftragte der Gemeinschaftspraxis am Germania-Campus in Münster hat ein gutes Gefühl, wenn sie an die Zertifizierung denkt. „Ich habe natürlich keinen Vergleich“, sagt sie. „Aber die Software in Kombination mit den Checklisten waren von Vorteil. Durch die Checklisten konnte ich immer sehen, was gefordert war.“ Hinsichtlich des externen Audits ist Böhme im Vorfeld sehr zuversichtlich gewesen, da sie bereits das interne Audit mit allen Kollegen erfolgreich abgeschlossen habe und alle Anforderungen erfüllt gewesen seien. Sie räumt ein: „Gut, es gibt immer etwas, das man finden kann, aber die Theorie, die grundsätzliche Vorgabe, war erfüllt. Aber wir werden eh am Ball bleiben. Wir haben ein neues Laborsystem und nun muss das Qualitätsmanagement etwas umgestellt werden. Das ist ein laufender Prozess.“ Böhme erklärt, dass auch Ergebnisse aus Teambesprechungen in das Qualitätsmanagement einfließen und diese zeitnah umgesetzt werden müssen: „Ich brauche wöchentlich etwa drei bis fünf Stunden, um mich um das Qualitätsmanagement zu kümmern, aber es lohnt sich. Seit der Einführung haben sich viele Arbeitsabläufe verändert, gerade auch, weil man darüber reflektiert hat. So konnte man sie auch verbessern“
Trotz der natürlichen Nervosität, die man vor Prüfungen im Allgemeinen empfindet, bekräftigt Böhme, dass die Zertifizierung auf jeden Fall gewollt und damit die Praxisbelegschaft der Prüfung gegenüber positiv gestimmt war. Über die Auditoren, die die Prüfung durchgeführt haben, berichtet Böhme: „Sie waren fachlich sehr genau. Sechs Stunden für eine Prüfung ist eine lange Zeit und dadurch konnte viel geprüft werden. Dazu kommt noch die fachliche Kompetenz der Prüfer. Die hat man auf jeden Fall gemerkt und ich denke, dass dies ein weiterer Vorteil ist, verglichen mit einem Prüfer, der vielleicht nur von einer technischen Seite aus die Abläufe betrachtet.“ Die Praxisbelegschaft freut sich über das erworbene Zertifikat. Es wird als eine Anerkennung betrachtet, die man für die geleistete Arbeit erhalten hat. „Die Zertifizierung ist ein Highlight. Außerdem“, so Böhme, „ist es ein Aushängeschild. Man sollte lieber in eine zertifizierte Praxis gehen, als in eine, die nicht zertifiziert ist.“

Informationen zur Praxis: www.gastro-muenster.de

Unbegründete Nervosität

Thorsten Weber und Svenja Rüsche sind bei der Begehung durch die Auditoren Günther Gehret und Dr. Ulrich Seifert von CERTiQ in der Darmstädter Praxis von Dr. Gerald Poschmann dabei gewesen. Sie helfen bei ONTIV zahlreichen Praxen bei allen Fragen zum Qualitätsmanagement-System und leiten die QM-Zentrale. Rüsche erzählt nun, wie der Ablauf des externen Audits gewesen ist.
„Der Leadauditor war Herr Gehret und Herr Dr. Seifert war Auditor, die Qualitätsbeauftragte Antje Hofmann war dabei und Dr. Gerald Poschmann sowie Thorsten Weber und ich. In der Praxis waren alle ziemlich nervös wegen der bevorstehenden Prüfung, aber Herr Gehret wirkte dem durch sein freundliches Auftreten entgegen.“ Im Folgenden nahmen Gehret und Seifert die Praxis gründlich unter die Lupe. Zunächst ließ sich Gehret das Praxisorganigramm erklären. „Dort wird dargestellt, wer in der Praxis welche Zuständigkeiten hat“, erklärt Rüsche. Anschließend prüfte Gehret die Anmeldung. „Überraschend fand ich die Vorgehensweise. Herr Gehret ließ sich selbst als neuen Patienten aufnehmen und prüfte anhand dieser Daten, wie die Anmeldung abläuft.“ Im Aufbereitungsraum wurden die Hygiene und die lückenlose Dokumentation überprüft. Berichte wurden begutachtet und auf Nachverfolgbarkeit untersucht. Stichprobenartig wurden Gerätebücher gecheckt. „Hier war wichtig, ob alle Unterlagen zu den Geräten da sind und wie die Geräte gewartet werden.“ Im Endoskopieraum wurde der Hygieneplan begutachtet und die Ausrüstung auf Vollständigkeit überprüft. Im Aufwachraum war wichtig, ob sich die Patienten bemerkbar machen können durch eine Klingel oder ob sich eine Mitarbeiterin im Raum aufhält. Außerdem wurde hier der Sicherheitsaspekt und die Einhaltung der Privatsphäre durchleuchtet sowie die Frage geklärt, was mit Fundsachen passiert. Rüsche führt aus: „Wichtig war hier auch die Protokollführung, die für jeden Patienten durchgeführt werden muss, in der alle Sicherheitsbestimmungen noch einmal abgeklärt werden.“ Neben den Praxisräumen prüften Gehret und Seifert auch die Existenz und Ausstattung des Notfallkoffers, das Beschwerdemanagement und den Praxisserver. Die Formulierung der Befunde wurde genauso rigoros beleuchtet wie die Durchführung von Patienten- und Lieferantenbefragungen und deren Auswertungen. Dann zogen sich Gehret und Seifert zu einer kurzen Unterredung für die Bewertung der Praxis zurück. Die positive Nachricht folgte prompt; der Praxis wurde das Zertifikat zugesprochen. Rüsche betont: „Besonders froh und stolz machte Dr. Poschmann, dass die beiden Auditoren ausgewiesene Fachleute waren und gezielte und kritische Fragen stellen konnten. Da hatte man gleich doppelt das Gefühl, etwas geleistet zu haben.“ Die Praxis ist die erste in Hessen, die nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert worden ist.

Informationen zur Praxis: www.praxis-poschmann.de

Glatter Durchmarsch

Marita Herbert-Seipel ist die Qualitätsbeauftragte der gastroenterologischen Praxis Schwind und Geyer aus Fulda. In einem kurzen telefonischen Interview berichtet sie der ONTIV-Redaktion von ihrem Weg angefangen vom QM-Einführungsworkshop bis hin zur Zertifizierung.

„Am Anfang habe ich gedacht, ich werde die Zertifizierung der Praxis nie erreichen.. Das sah für mich aus wie ein riesiger Berg an Dokumenten z. B. Formulare, Checklisten, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, die ich bearbeiten musste, um die Ziele zu erreichen. “ Marita Herbert-Seipel führt weiter aus: „Deswegen war für mich auch der Aufbau des QM-Handbuches erst einmal schwierig. Ich war unsicher, wusste nicht, worauf es ankommt und habe anfangs täglich bestimmt zwei bis drei Stunden Arbeit in das Qualitätsmanagement investiert.“ Auf die Frage, ab wann sie das QM-System in den Griff bekommen habe, antwortet sie: „Durch die weiteren Workshops, die angeboten wurden ging es besser. Ich habe dort Schritt für Schritt gelernt, auf was genau ich achten muss. Es ist natürlich ein Lernprozess und wenn man erst einmal Routine hat, geht die Arbeit viel leichter von der Hand. Das ist gerade eineinhalb Jahre her. Jetzt brauche ich, wenn es hoch kommt, drei bis vier Stunden pro Woche für die Pflege des QM-Handbuches.“ Die Qualitätsbeauftragte erklärt weiter ihre Beweggründe: „Ich hatte mir zum Ziel gesetzt, dass das Handbuch bis zur Deadline Ende 2009 steht. Das habe ich auch geschafft. Dann ging es los mit internen Audits. Die habe ich selber durchgeführt. Heute ist unsere Praxis zertifiziert. Die Arbeit hat sich nicht nur wegen des Zertifikats gelohnt. Seit der Einführung des QM-Systems werden alle Arbeitsprozesse und Praxisorganisation besser durchleuchtet und eventuell Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet.. Man arbeitet ganz anders – besser, beziehungsweise strukturierter und qualitativer. Auch das Betriebsklima hat sich verändert; es ist viel offener geworden. Das Qualitätsmanagement hat sich auf alle Bereiche positiv ausgewirkt.“
Schließlich wollte Marita Herbert-Seipel noch ein persönliches Lob los werden: „Während der gesamten Zeit bin ich richtig gut betreut worden. Ich habe mich nie im Regen stehen gelassen gefühlt und habe immer Unterstützung bekommen, wenn ich sie gebraucht habe. Vor allem die Berater Frau Rüsche und Herr Weber haben mir sehr weiter geholfen.
Ich empfehle jedem Arzt und jeder Praxis, den gleichen Schritt zu tun, wie wir. Vor allem mit QM-Verband und ONTIV. Diese Firma empfehle ich jederzeit weiter.“

Informationen zur Praxis: www.gastroenterologie-fulda.de

Zu QM-Verband und dem Qualitätsverbund:
Wenden Sie sich für weitere Informationen an info@ontiv.com
oder rufen Sie an: 0271 – 31 39 68-0.